Cómo organizamos eventos en UAM.net, en 10 pasos

La experiencia de coordinador del dotnetclub y presidente de la asociación me ha permitido organizar un número ya considerable de charlas técnicas y eventos, y, tras casi 3 años al frente del club, van surgiendo ciertas consideraciones que, pese a no ser reglas de oro han ido funcionando.

1. Busca un buen equipo

La más importante de todas las que verás por aquí. Esto no se consigue en solitario ni de lejos, necesitas a gente que ayude, colabore y aporte ideas a las actividades, gente motivada y que se deje motivar, independientemente del tema de la charla. Estamos aquí todos para aprender, no lo olvides nunca, y de este trabajo en equipo, se aprende mucho.

2. Escoge un tema

Aunque pueda parecer trivial, la elección de un tema depende mucho del público, pero más aún de la época en la que estés. Si eres de una asociación de nueva creación, creo que puedes dejar la charla de Sharepoint para más adelante y empezar con algo más divertido como Robotics o Kinect.

3. El horario, ese gran desconocido

Asúmelo, alguien se va a quejar, y alguien no va a poder venir a la charla por la elección de la hora, eso siempre va a pasar. El problema es que cuando estás en una facultad (como nos pasa a nosotros) con 4 cursos diferentes de 2 planes de estudios, es muy difícil encontrar horarios que convenzan a todo el mundo. Prueba horarios diferentes, pivota, y sobre todo, pide feedback del público.

4. Cuidado con las fechas

La elección de una fecha es casi tan complicada como la de el tema en cuestión, ya que depende de: exámenes, entregas de prácticas, vacaciones, puentes, ganas de los alumnos… los mejores tiempos suelen ser justo después de una temporada cargada (fin de parciales o de finales de febrero, justo a la vuelta de semana santa, etc…). Otra cosa importante es intentar espaciar los eventos, es mejor tener un evento al mes durante 3 meses que tener 3 eventos en 1 mes y luego desaparecer.

5. Burocracia, ese proceso

Dependiendo de la universidad (y del estado de la asociación), para poder realizar una actividad necesitas autorización de junta de centro, delegación de alumnos, o similar. La solicitud de dicha autorización suele ir acompañada de una descripción (breve) de la charla que se va a impartir, información sobre el ponente y la persona responsable, así como la fecha y la hora. Esto puede tardar, así que hazlo lo antes posible.

6. Promoción, promoción, promoción

Una vez has pasado el “escollo” burocrático, es hora de empezar a promocionar la charla por tu cuenta, para conseguir que la gente se entere de la misma:

  • Si conoces alguien que sepa diseño gráfico, mételo en tu equipo!, e intenta conseguir que te haga un cartel para el evento.
  • Imprime los carteles y pégalos donde te dejen donde puedas.
  • Si tu facultad tiene lista de correo interna, úsala.
  • Crea/usa las cuentas de twitter, facebook, tuenti, la web de tu club, todo lo que tengas al alcance. Piensa que esta promoción es gratis.
  • Si conoces a profesores, intenta conseguir que se impliquen en la charla, que hablen de ella a los alumnos o incluso que vengan.
  • Promociona la charla por clases y laboratorios.

Poco a poco comenzarás a ver que el tiempo que le dediques a la promoción será menor conforme avanza el curso, porque los interesados seguirán viniendo a las charlas, aunque es importante que, al menos para los primeros eventos, la gente se entere.

7. El ponente

Lo normal cuando se empieza en un dotnetclub, es no saber nada de nada. Por suerte, la infraestructura nacional permite ponerse en contacto con alumnos de otras universidades, que vengan a contar sus experiencias, o con profesionales miembros del programa MVP, a los que puedes recurrir si necesitas que alguien que sabe mucho te cuente algo de un tema. Son gente muy cercana que están al alcance de un tweet.

Poco a poco y ganando algo de experiencia podrás empezar a dar charlas con el equipo interno, y entonces será mucho más divertido, pero es importante saber que podemos recurrir a compañeros de otras universidades o profesionales.

No está de más decir que es necesario mimar cuidar al ponente (botellín de agua mínimo) aunque sea compañero de la facultad, ten en cuenta que viene gratis ;) .

8. La hora de empezar

He de reconocer que en esta soy aún muy malo, pero siempre es importante presentar al ponente (tú eres una cara más o menos conocida, y puede que para el ponente sea su primera vez en tu facultad), presentarte y presentar a la asociación, ya que quieres que haya cierta continuidad tras el evento, que la gente se quede con vuestros nombres, y donde os puede localizar.

9. Durante la charla

En la charla el importante es el que la da, pero también es importante que el público se entere, se ve bien al final? se oye correctamente? la gente se está aburriendo?. También es importante anotar cuanta gente viene, de cara a estadísticas. Si tienes twitter, intenta comentar los puntos más importantes de la charla, ya que ayudará a que los que no han podido venir puedan tener algo de información del evento..

10. Reflexiones finales y estadísticas

Al finalizar la charla no olvides volver a agradecer la asistencia y tener en cuenta los comentarios que puedan surgir de los asistentes, si tienes previsto otra charla más adelante, es el mejor momento para promocionarla.

Además, puedes imprimir encuestas (que puedes hacer con cualquier editor de texto) para saber qué impacto ha tenido la charla de verdad, y contar con la opinión de la gente sobre la misma, tanto en aspectos técnicos como organizativos.

Conclusiones

Organizar eventos (aunque solamente sean de 1h) no es sencillo, pero es gratamente reconfortante cuando le sirve al menos a 1 sola persona (que puedes ser tú, por la experiencia de organizarlo). Si tienes más trucos o temas a tener en cuenta déjame un comentario.

Dedicado a Nacho, Moya y Carlos, por dejarse liar al principio de los tiempos, y a Álvaro, Jorge, Javi, Cris, Marina… por unirse a la fiesta ;)

Un pensamiento en “Cómo organizamos eventos en UAM.net, en 10 pasos

  1. pepearespacochaga

    Gran trabajo! yo este año no he podido asistir a ninguna, pero con el seguimiento que hacéis por twitter casi como si hubiera estado allí

    Responder

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