Después de muchas aplicaciones de listas de tareas he vuelto a una larga lista, usando Obsidian como herramienta para gestionarlo. En el artículo de hoy quiero compartir mi experiencia y mi pequeño descubrimiento: Todas las herramientas y métodos tienen sus beneficios y sus costes, y los segundos no siempre son evidentes.

De donde vengo

La primera aplicación de notas que recuerdo es Remember The Milk, y en su momento me pareció una revolución por lo bien hecha que estaba. Desde entonces he pasado por Trello, Todoist, Wunderlist, Microsoft Todo, OmniFocus, Todo.txt y por supuesto un número ilimitado de aplicaciones de listas de tareas.

Dejando herramientas aparte, he explorado con detalle métodos como GTD, Bullet Journaling, Kanban, PARA, Zettelkasten, y aunque han funcionado a corto y medio plazo no he logrado que aguantaran de mi lado mucho tiempo.

En general todos los sistemas y aplicaciones tienen una curva de aprendizaje, y todos podemos caer en la tentación de estar progresando sobre todo al principio (Lo que James Clear denomina being in motion vs being in action en su libro Atomic Habits).

Una vez establecido el sistema y cuando se ha pasado el subidón de dopamina por la novedad, podemos encontrar sistemas que requieren tiempo y energía para mantenerlos, y es el mismo tiempo y energía que tenemos para realmente hacer las tareas que queremos.

Volviendo a las bases, lo que me funciona

Como parte de la serie de LLMs, escribí sobre la necesidad de mantener el foco y el contexto utilizando ficheros de Markdown para la siguiente tarea, y tras escribir ese artículo (que tardaría un mes en publicar) y tras la inspiración de este artículo I Tried Every Todo App and Ended Up With a .txt File decidí darle una oportunidad a la simplicidad de los ficheros de texto.

Como parte de este viaje hacia la simplicidad he optado por Obsidian, que me permite enlazar notas de manera sencilla, es 100% offline y basado en ficheros de Markdown, increíblemente rápido y tiene una app para iPhone y un sistema de sincronización propio.

Además, para mi vida profesional, me permite tener dos cuentas separadas, una personal y otra profesional, con mecanismos de sincronización diferentes y completamente aislados el uno del otro.

En Obsidian, mantengo un único fichero llamado Todo.md, en el que, siguiendo la simplicidad del artículo que mencioné, mantengo una lista de tareas (uso formato markdown, lo que significa que escribir - [ ] me genera una línea con un checkbox que luego tacha la línea entera al marcarlo como terminado).

Cada día (aproximadamente), escribo una entrada con la fecha en formato YYYY/MM/DD y voy agregando las tareas. La primera entrada es del 24 de agosto, así que llevo casi 2 meses con el sistema y de momento funciona.

Agregando tareas de manera rápida

Para agregar tareas tengo dos maneras:

Desde el móvil

El mecanismo es abrir Obsidian, donde habitualmente está la lista de tareas como último documento abierto, ir al final del documento y agregar una tarea.

Desde mi ordenador

Para no perder el hilo cuando estoy trabajando me apoyo en Alfred, y tengo un Workflow que convierte el texto que escriba en una línea de tarea. Por ejemplo, el comando t limpiar coche se convierte en la línea - [ ] limpiar coche. La ventaja tanto de Alfred como de Obsidian, es que ambos pueden interactuar mediante el fichero de texto, lo que me da mucha flexibilidad y mantiene la simplicidad

Manteniendo el sistema

Todo sistema exige mantenimiento, quien diga que no, miente. En este caso el mantenimiento se reduce a leer la lista con cierta frecuencia para mover y tachar las tareas terminadas, o quitar aquellas que han dejado de ser relevantes. Esto puede traer preguntas, especialmente si estás acostumbrado a sistemas como GTD.

• No acaba siendo muy ruidoso el fichero? Una ventaja de Obsidian es que puedo mover toda la información que no son tareas a otros ficheros y enlazarlos usando formato wiki [[Nombre-de-fichero-enlazado.md]].
  • Obsidian tiene el contexto de Backlinks, lo que significa que desde el fichero enlazado puedo ver los enlaces originales e incluso la línea del enlace, lo que me permite organizar tareas relacionadas.
• No pierdes mucho tiempo revisando la lista? Esto es relativo, las listas pueden crecer en el tiempo (al fin y al cabo llevo poco tiempo) pero una posible mejora es archivar la lista después de algun tiempo y mover las tareas que sean relevantes, llegaré a ello en algún momento.
• No corres el riesgo de dejar cosas sin hacer? Por supuesto, pero ese riesgo existe en cualquier sistema de gestión de tareas, este sistema lo hace, en cualquier caso, más explícito ya que no hay donde esconderse, las tareas te van a mirar cuando las revises y tendrás que tomar una decisión.
• No acabas teniendo que tener todo en la cabeza? Una de las prácticas de GTD es «Out of Sight, Out of Mind», y esta se sigue cumpliendo con este mecanismo, mediante la revisión continua, intento que todo lo que sea relevante esté en la lista, y mediante la repetición, vuelva y lo recuerde.
• No estás perdiendo características de Obsidian? Por supuesto, Obsidian tiene una lista interminable de características y una comunidad muy fuerte de plugins, pero en mi caso, herramientas como etiquetas y metadatos agregan complejidad a un sistema que he querido mantener simple de manera consciente.

En resumen es un sistema que tiene tres componentes:

• Agregar nuevas tareas, rápido y efectivo
• Leer frecuentemente la lista para buscar tareas que hacer.
• Organizar tareas existentes, marcar las que ya están hechas, y extraer información en otros ficheros para evitar el ruido.

La simplicidad radica en que no tengo mucho que organizar, no tengo un sistema complejo que mantener, ni un laberinto de menús para buscar qué he hecho y que necesito hacer. Una lista de ficheros, un editor rápido, y una manera de llevar la lista encima. Pierdo características como integraciones, automatización y calendarios, pero de momento es suficiente para mí.

Conclusiones

Como he dicho al principio, todos los sistemas tienen limitaciones, beneficios y costes. En este momento de mi vida he decidido optimizar por el coste en tiempo y en energía de mantener el sistema, y de momento he encontrado algo que me funciona, me permite mantener la concentración en las cosas importantes, y sé que no es perfecto y de que inevitablemente olvidaré cosas, pero, usando la idea de mindfullness, soy consciente de ello.

¿Y tú, cómo mantienes tu productividad, tiempo y energía en equilibrio?