Cada día, una, dos, diez, o centenares de tareas esperan acción por nuestra parte, tanto en nuestra vida personal como en la profesional.  Mantenerlas al día o completamente fuera de control nos puede alegrar o estropear el día.

En este artículo veremos algunas maneras de organizar las diferentes tareas que surgen a lo largo de nuestra jornada, así como aquellas que planificamos para corto, medio y largo plazo.

Listas de tareas

En este apartado cubrimos desde la lista de la compra hasta un plan de carrera. Es la variante más versátil, y podemos utilizar papel y bolígrafo en su versión más simple. Si compartimos tareas con más personas puede ser más útil recurrir a una pizarra. Por otro lado, si nuestras tareas nos llegan vía e-mail, podemos emplear nuestro cliente de correo favorito para gestionarlas, siempre que no olvidemos dar alguna respuesta al emisor.

En el terreno de las apps, tenemos Apple tasks y Gmail tasks, para iOS y Android, servicios como Remember The Milk, Wunderlist o Todoist, así como alternativas más “frikis” como Todo.txt, basado en ficheros de texto.

Sin embargo, siempre se nos acumulan demasiadas tareas, y alrededor del 60% de lo que escribimos en esas listas nunca se completa, por no decir aquello que no llegamos ni a empezar.

Como alternativa, podemos emplear una “lista de hechos”, donde escribimos aquello que hemos completado en vez de lo que pensamos hacer. iDoneThis es un servicio muy interesante para este escenario.

Agregando prioridades

Una vez que tenemos nuestra lista, el siguiente paso es decidir qué hacer primero. Una de las maneras en las que podemos priorizar nuestras tareas es mediante la matriz de Eisenhower, que divide las tareas en cuatro cuadrantes:

• Urgente e importante: caída del servidor de producción…
• Urgente y no importante: pasar la ITV del coche, renovar DNI…
• No urgente pero importante: una certificación, un viaje, cambiar de trabajo…
• Ni urgente ni importante: terminar el Halo 4…

Al usar esta matriz, podemos priorizar aquello urgente e importante; dedicar todo el tiempo planificado a aquello que es importante, aunque no urgente; y en la medida de lo posible, delegar o retrasar aquello que, pese a ser urgente, no es importante.

Fuente de la imagen: http://mathewreuther.com/blog/2013/12/30/looking-ahead-to-2014/the-oatmeal-running-agony-nope/

Por último, lo que no encaja en ninguno de los tres cuadrantes debería ser descartado, siempre que haya trabajo pendiente en los otros cuadrantes.

Otra manera de priorizar es la propuesta por el método GTD®, de acuerdo con los siguientes valores:

1. Contexto: esperando en el metro o sentado en nuestro escritorio, por ejemplo.
2. Tiempo disponible: cinco minutos antes de una reunión o toda la mañana por delante, por ejemplo.
3. Energía disponible: ¿Hemos dormido mal? ¿Venimos de salir a correr? No siempre tenemos la misma energía.
4. Prioridad: finalmente, vemos qué es más importante para nosotros de acuerdo con nuestra preferencia.

Kanban

El contexto que acabamos de ver nos ayuda, pero ¿qué pasa con tareas que tienen más de un estado, o tareas que están en proceso o bloqueadas?

Para mantener estas tareas bajo control podemos recurrir a sistemas como Kanban, que se basa en agruparlas por estados, consiguiendo con ello visualizar todo el trabajo disponible y minimizar aquello que está en progreso, así como poder revisar aquello que hemos terminado.

La principal razón para limitar el trabajo en progreso la podemos ver en el contexto de una carretera: cuando está al límite de su capacidad es inútil, porque es un colapso de coches, mientras que si está vacía también lo es. En este escenario lo que se usa es un punto medio de capacidad que maximice el número de coches que entran y salen de la carretera. Al 100% de su capacidad es un parking, al 0% de su capacidad es un desierto, pero al 60% de su capacidad el tráfico fluye con normalidad.

Cuando trabajamos con tareas, es más importante el tráfico de las mismas que estar operando al máximo de nuestra capacidad; siendo el tráfico lo rápido que una tarea pasa por todos los pasos.

Además, tener muchas tareas “en progreso” puede provocar que haya algunas que no terminemos nunca y se mantengan en ese estado intermedio, volviendo al primer plano de nuestra mente cuando menos lo imaginamos.

Un tablero de Kanban se divide, en su forma más simple, en tres partes:

• TODO
• WIP
• DONE

La sencillez del sistema hace que podamos agregar estados adicionales con total facilidad.

Como herramientas, podemos recurrir a la clásica pizarra blanca + Post-it, o usar aplicaciones como Excel (son filas y columnas, al fin y al cabo) o podemos usar tableros de Kanban de Github, GitLab, TeamServices y Jira, o aplicaciones específicas como Leankit y Kanbanflow, aunque personalmente me decanto por Trello.

Finalmente, el mayor valor de Kanban es su capacidad para trabajar con volúmenes pequeños de información. Demasiadas notas en el tablero pueden provocar que el bosque no nos deje ver los árboles.

GTD

El método GTD, popularizado por David Allen a principios de la pasada década, es uno de los más complejos e interesantes sistemas de almacenamiento y gestión de información.

Se han escrito innumerables libros y artículos sobre GTD, pero las bases son relativamente simples:

• Capturamos la información en un buzón de entrada.
• En otro momento clarificamos esta información y decidimos si es accionable o no, asignándola a su lista o archivo correspondiente.
• Organizamos las listas en tareas, proyectos y contextos en función de la complejidad y los requisitos.
• Reflexionamos sobre las tareas pendientes, re-priorizando o descartando aquellas que hayan cambiado de estado.

Este sistema se aplica de manera bastante eficiente también a elementos físicos, pudiendo utilizar papel y lápiz, notas de papel almacenadas en carpetas, o herramientas de software entre las que figuran Omnifocus, Things o, como he mencionado antes, Trello.

El principal valor de GTD es la esencia de “mente como el agua”, es decir, vaciar nuestra mente en el sistema y tenerlo todo organizado fuera de nuestro cerebro, para podernos dedicar a crear, en vez de a recordar. Un pasaje de su libro comentaba que era habitual para muchos tener listas con cientos de elementos, algo impensable en un modelo Kanban.

Midiendo resultados

Una parte importante de nuestras tareas es hacer retrospectiva, ver si hemos podido completar lo que nos hemos propuesto o saber qué nos lo ha impedido.

Una manera es utilizar programas que nos ayuden a ver a qué dedicamos nuestro tiempo, como son RescueTime y Qbserve, que vigilan nuestro ordenador para darnos informes detallados de uso y ver cuánto tiempo realmente pasamos trabajando y cuanto se nos va contestando e-mails.

Por otra parte, para tener un control más estricto sobre cuánto tiempo tardamos en completar una tarea, podemos utilizar contadores como Toggl, que está disponible para web, escritorio y móviles.

Además, podemos utilizar técnicas como Pomodoro, en el que dedicamos intervalos de 25 minutos de trabajo y 5 de descanso. Es particularmente útil si no estamos demasiado interesados en la tarea en cuestión: “al menos le dedico 25 minutos y me la quito de encima”.

Finalmente, métodos como Bullet journal defienden volver al papel para realizar esta retrospectiva, tomar nota de lo que ha pasado, incluso de aquello no planificado o de aquello que se nos ha quedado pendiente, ya que estudios han demostrado que recordamos mejor aquello que escribimos a mano.

Conclusiones

Las listas nos acompañan, las usemos conscientemente o no. Podemos crearlas, priorizarlas, agregar contexto, ampliarlas o reducirlas, podarlas y curar el contenido de las mismas, tachar elementos, medir el tiempo y el esfuerzo y, finalmente, reflexionar sobre ellas. Hay muchísimos más métodos, reglas y teorías para gestionar listas. Este artículo es solamente un resumen de lo que he ido probando con el tiempo.

Y tú, querido lector, ¿qué sistema usas o has usado?