Propósitos de curso nuevo

Agosto en Madrid es como el triángulo de las bermudas: trabajamos menos porque la mitad de la gente del equipo no está en algún momento del mes y miramos menos los blogs porque, bueno, igual estamos de vacaciones. Sin embargo, puede ser un momento interesante para parar y reflexionar sobre cómo va el año y cómo puede acabar. Para ello tengo algunas ideas que me gustaría compartir contigo.

El curso escolar, que en España transcurre de septiembre a junio, marca los calendarios de padres, profesores y estudiantes de todos los niveles. Si trabajas en algún sector relacionado con la administración pública o si tu organización se beneficia de algún tipo de subvención, estarás ya acostumbrado al valle de agosto tras el que empieza un pico en septiembre.

Por otra parte, si estás involucrado en la búsqueda de talento para tu equipo, habrás visto que septiembre es un mes de mucha rotación respecto a agosto, lo que confirman las estadísticas del SEPE (300.000 contratos más en septiembre que en agosto de 2018, 500.000 en 2019 y 2020)

Si agosto es la antesala del inicio de curso, me pregunto si tendría sentido aplicar las mismas ideas que hacemos cuando cerramos el año en diciembre y hacer propósitos de curso nuevo.

¿Por qué fijar propósitos en agosto?

Simple, tienes menos tiempo para llevarlos a cabo y puedes corregir en cuatro meses. Cuentas aún con un tercio del año por delante y puedes medir de manera más realista lo que vas a poder hacer en ese tiempo. Personalmente suelo pecar de ser finalista (según mis padres) o de procrastinar (según mi mujer), y uno de los desencadenantes es el fijar objetivos a muy largo plazo. Necesito objetivos más cercanos y, con casi total seguridad, tú también los necesitas.

Tim Urban habla en su charla TED de la necesidad de generar un monstruo del pánico que nos fije en la dirección correcta. Establecer objetivos con un horizonte de 120 días (o 16 semanas) te permite generar ese monstruo del pánico, ya que el tiempo para llevar a cabo aquello que te has propuesto es significativamente menor.

¿Qué pasa con los propósitos que has fijado en Enero?

Pues no pasa nada y pasa todo. Me explico: en enero o en diciembre, depende del momento en el que has fijado los objetivos, tienes todo el año por delante y puedes tener objetivos a 12 meses vista.

Una frase que se atribuye a Woody Allen es: “Si quieres hacer reír a dios, cuéntale tus planes”. Los propósitos que fijamos en enero pueden referirse a una vida y a un mundo que en agosto no tienen nada que ver, algo que nos pasó a todos en 2020. No todos los años traerán una pandemia mundial (esperemos), pero cada día trae incertidumbre que te puede mantener o alejar de esos propósitos iniciales.

Establecer propósitos en agosto puede ayudarte de tres maneras:

Si hiciste planes en enero, puedes estar siguiendo un plan existente sin ver nuevas oportunidades que han surgido. Por tanto, puedes revisar si tus objetivos siguen siendo relevantes y afinar el resultado que quieres.
Si tenías un plan, pero se ha torcido, como nos suele pasar a muchos, puedes volver a él e intentar recuperar la dirección que estableciste en su momento.
Finalmente, si no tienes ningún plan o si tu plan original ya no es relevante, puede ser una oportunidad de encauzar los últimos 120 días.

¿Qué tipo de propósitos puedes fijar?

Puedes simplificar los propósitos dividiéndolos en dos categorías fundamentales. Un propósito puede agregar algo nuevo a tu vida o reducir o suprimir algo que tenías o estabas haciendo anteriormente.

Aquello que agregues o reduzcas puede ser o bien un objetivo explícito o un cambio de tendencias, es decir, un hábito. Existen muchos libros para la gestión de hábitos, siendo mi favorito el de James Clear “Atomic Habits”, del que hablamos en este blog en 2019.

Existen muchas maneras de gestionar hábitos, aunque hace unos días descubrí un nuevo sistema a través del canal de YouTube de Thomas Frank. Thomas lo llama “The Martin System” porque está creado por Martin Boehme, un miembro de su equipo. Este sistema se basa en la idea de fijar hábitos en un plazo de dos semanas y re-evaluar cíclicamente. Lo puedes leer con más detalle en su blog. El canal de Thomas en YouTube es una mina de oro en cuanto a consejos de hábitos y productividad así que no lo dudes y échale un vistazo.

A la hora de eliminar cosas de nuestra vida podemos, además de eliminar hábitos que consideremos dañinos, reducir el número de elementos materiales adentrándote en el minimalismo, para lo que te recomiendo el libro Minimalistamente de Adriana Coines, que describe Patri en su canal Mi Estantería Literaria.

¿Hora de cambiar?

Como desarrollador de software, tengo el privilegio de vivir en un momento histórico en el que mi profesión se encuentra con mayor oferta que demanda. Si trabajas en un sector como este, puedes aprovechar los ciclos de cambio que suelen aparecer en esta época del año. El parón de agosto puede ayudarte a reflexionar sobre tu progreso a lo largo del año, tus objetivos o tus aspiraciones, ya sea a nivel de proyecto, de equipo, de área de negocio o de empresa.

Si esa reflexión lleva a plantearte un cambio profesional de cualquier tipo, no olvides que todo cambio lleva un proceso asociado, en el que, en función de lo proactivo que seas y de la libertad de que dispongas, podrás crear o influir en ese proceso, para lo cual no puedo hacer otra cosa que recomendarte mi libro Offboarding o la versión reducida en el artículo original publicado en 2019.

Resumen

Agosto es un momento que permite parar y reflexionar sobre tus objetivos, confirmar que vas en la dirección correcta, recuperar aquellos que fijaste a principio de año o crear nuevos con un horizonte mucho más corto.

Con esa reflexión puedes agregar cosas que te enriquezcan o reducir o, incluso, eliminar aquello que te haga la vida más difícil, ya sean hábitos negativos o pertenencias materiales.

Como parte de este proceso de eliminación puede que sea un buen momento para realizar un cambio profesional, y ese cambio necesitará un proceso, que puedes crear tú antes de que otros lo creen por ti.

Libro – Atomic Habits de James Clear

Hoy, querido lector, te traigo una (no tan breve) reseña de uno de los libros más interesantes que he leído últimamente sobre productividad, concretamente sobre los hábitos, desde un punto de vista fundamentalmente práctico.

El área de productividad lleva llamándome la atención desde hace muchos años, tanto que he leído e intentado poner en práctica muchos métodos, con mayor o menor éxito, y he documentado algunos de estos progresos en artículos como Tareas, Kanban, GTD y otras hierbas

Cuando hace unos meses me recomendaron Atomic Habits, no sabía que esperar. Me había leído (o más bien escuchado) The Power of Habit de Charles Duhigg un libro increíblemente detallado en los aspectos teóricos y físicos de la formación de hábitos aunque un tanto denso, así que otro libro sobre el tema me ponía el listón bastante bajo en cuanto a expectativas, aunque he de decir que las ha superado, con creces.

Nota importante: Este artículo cubre la edición en inglés de “Atomic Habits”, con lo cual la traducción de los conceptos explicados en el libro son propias y pueden no coincidir con la edición en castellano del mismo.

Las cuatro fases de un hábito

Tras una introducción en la que el autor habla de la relación entre identidad, resultados y hábitos, el autor descompone un hábito, en cuatro fases:

Cue (desencadenante): Lo que dispara la ejecución de una acción
Craving (antojo): Lo que genera la necesidad de llevar a cabo la acción
Response (respuesta): La ejecución de la acción.
Reward (recompensa): El resultado de la acción.

Las cuatro leyes de los hábitos

Una vez definidas las diferentes fases que componen un hábito y cómo se repiten constantemente a lo largo del día, el libro define el modelo que nos permitirá por una parte, incorporar hábitos positivos a nuestro día a día, así como interrumpir otros que resulten negativos, mediante el uso de cuatro “leyes” que define de la siguiente manera.

Si queremos agregar un hábito positivo a nuestra vida tenemos que conseguir:

Que sea obvio (desencadenante)
Que sea atractivo (antojo)
Que sea sencillo (respuesta)
Que sea satisfactorio (recompensa)

En el caso de querer eliminar un hábito que consideremos negativo, el proceso es el mismo, negando las premisas:

Que sea invisible (desencadenante)
Que sea poco o nada atractivo (antojo)
Que sea difícil (respuesta)
Que sea poco o nada satisfactorio (recompensa)

El resto del libro se dedica a expandir las definiciones de las cuatro leyes y qué pasos concretos podemos utilizar para implementarlas. Los capítulos son relativamente cortos, específicos y cuentan con un sumario al final de cada uno, así como un progreso en las diferentes leyes.

Ideas interesantes

El libro está lleno de ideas de implementación prácticas relacionadas con los hábitos, de las cuales me gustatría destacar algunas ideas que he sacado de pasajes que he subrayado:

Encadenar hábitos, crear un hábito justo a continuación de algo que ya hagamos de manera frecuente, o bien enlazar una acción que queremos hacer con una acción que necesitamos hacer.
Con el fin de crear un hábito, tener un entorno estable en el que todo tiene un lugar y un propósito hace que el entorno en sí mismo se convierta en el desencadenante del hábito y que posteriormente la acción a llevar a cabo sea más sencilla.
Podemos romper hábitos, pero es prácticamente imposible olvidarlos del todo, resistir la tentación es una estrategia poco eficiente, siendo más útil reducir la exposición al desencadenante (que sea invisible).
Es importante destacar la diferencia entre movimiento y acción, movimiento es pensar en escribir este artículo durante 3 meses, fijar un calendario, poner una lista de las ideas que discutir y tener la sensación de “progreso”, acción es sentarse durante 2 horas a escribir. Solamente la acción produce resultados.
La ley de los dos minutos nos permite fijar un objetivo ridículamente sencillo, con la idea de que empezar a trabajar en la acción sea fácil, y que no cueste trabajo seguir adelante.
Para llevar la cuenta de nuestros hábitos, podemos utilizar un registro, en el cual vamos anotando de manera inmediata y diaria los hábitos que cumplimos. Esto nos permite ser sinceros con nosotros mismos, ya que, habitualmente, pensamos que hacemos las cosas (bastante) mejor que como las hacemos realmente. Es importante que nuestra lista sea corta y concisa, ya que corremos el riesgo de querer llevar la cuenta de muchas cosas, y eso rompa el sistema.
Busca tu zona óptima de dificultad. Si algo es demasiado sencillo te resultará aburrido, si es demasiado complicado, te resultará inalcanzable, encuentra el punto medio para poder seguir progresando de tal manera que no te quedes atascado, ya que la mayor amenaza no es fallar, sino aburrirse.

Apéndices y extras

En la parte final del libro, podremos ver un resumen de todas las sugerencias, simplificadas para un acceso rápido, así como enlaces a los trackers, a listas paso a paso para mantener hábitos, y extras sobre hábitos en la paternidad o en el mundo de los negocios.

Conclusiones

Atomic Habits es un libro que no puedo dejar de recomendar si te gusta la ciencia, y sobre todo la práctica de la mejora continua a través de pequeños cambios que representan grandes resultados a lo largo del tiempo. El estilo práctico, unido a los ejemplos y detalles como resúmenes al final de cada capítulo y extras al principio y al final, hacen que la lectura sea rápida y entretenida.

Te recomiendo, además, que visites el blog del autor James Clear en el que define de manera monográfica muchos de los temas tratados en el libro, con lo cual si te gusta el libro te gustará el blog, y viceversa.

Atomic Habits está disponible en formato físico y ebook en Amazon y como audiolibro en Audible

Espero que te resulte tan interesante como a mí.

Libro: ¿Cuando? La ciencia de encontrar el momento preciso

Soy de esas personas que, además de tener libros en casa que no han empezado, tengo muchos que empiezo y dejo por la mitad. En este mes de marzo he intentado ponerme al día en los libros que tengo empezados, algunos de ellos he tenido que volver a empezar desde el principio pero otros los he retomado por donde estaba.

Uno de los libros que he retomado es ¿Cuando?, de Daniel H. Pink (When: The Scientific Secrets of Perfect Timing en su versión en inglés).

Es un libro que habla de muchas cosas, pero sobre todo es un libro que habla del tiempo, desde la manera en la que somos productivos a lo largo del día, la diferencia entre búhos y alondras, pasando por los principios, los intermedios y los finales, hasta temas como el concepto del tiempo y del futuro, que no está presente de manera tan fuerte en todos los lenguajes y modifica no solamente la manera de interactuar, sino la manera de ver el mundo.

El libro se divide en tres bloques. Cada bloque, además, consta de una parte que podríamos denominar teórica o divulgativa, y una parte más práctica que Daniel denomina “Manual del Hacker del Tiempo” con consejos prácticos para poner en uso lo enseñado en el apartado anterior.

El día: En ella habla de cómo definimos nuestro día, cómo y cuando dormimos, cómo algunos somos de levantarnos pronto y otros de quedarnos hasta tarde, cómo afecta eso a nuestras decisiones, y cuando tomar decisiones importantes.
Comienzos, finales y mitades: En este bloque habla de diferentes tipos de comienzo, la importante de volver a empezar en algunos momentos de nuestra vida, la importancia de los finales, de por qué hacemos locuras o cosas intensas en el último año de cada década o cómo varían las relaciones entre la edad adulta y la vejez.
Sincronizar y pensar: Finalmente, usando como ejemplos a los dabbawalas, los miembros de un coro, y de un equipo de remo, habla de la importancia y la necesidad de mantener sincronía con aquello que marca el tiempo (que puede ser una persona, un reloj, una situación), sincronía con el grupo y finalmente, lo que denomina sincronía del corazón, es decir, la razón última de por qué hacemos las cosas, en el coro puede ser por motivos religiosos, en el remo por el esfuerzo conjunto, y en el caso de los dabbawalas, por la importancia de lo que están transportando, comida hecha en casa.

Un libro interesante, que te puede hacer pensar y reflexionar, siendo mi parte favorita la de los comienzos, finales y mitades. Todo lo que hacemos, inexorablemente tiene un principio, una mitad, y un final, como también lo tiene este artículo que comparto contigo, querido lector.

Si sientes curiosidad, tienes el libro disponible aquí: ¿Cuándo?: La ciencia de encontrar el momento preciso o si lo prefieres en versión original: When: The Scientific Secrets of Perfect Timing (English Edition)

Libro: The End of Procrastination

Procrastinar
Del lat.procrastināre.
1. tr. Diferir, aplazar.
RAE

Una de las cosas que intento hacer siempre que estoy en un aeropuerto es pasar por la sección de libros de las tiendas de Duty Free, si veo algo interesante en un idioma que entiendo y me puedo beneficiar de algún cambio de moneda, no lo dudo y compro un ejemplar, aunque tenga una pila infinita de libros por leer, con la errónea suposición de que leeré el libro mientras vuelo.

Así, casi dos meses después de su compra, te traigo “The End of Procrastination”, un libro corto (apenas 240 páginas de contenido) y pequeño que nos trae algunos trucos sobre cómo combatir la tendencia que tenemos algunos de postergar cosas, especialmente si son importantes o aburridas.

En un formato diferente a otros libros (cuadrado para ser exactos) y lleno de ayudas visuales, el libro nos provee con varias herramientas para intentar superarnos poco a poco.

Partiendo de un análisis personal, utilizando métodos como SWOT o DAFO para ver cuales son nuestras fortalezas y debilidades, una lista de lo que creemos que puedan ser nuestros mayores logros, así como una visión personal, podemos tener una idea más realista de donde estamos y a donde queremos llegar, siendo el principal objetivo limitar el espectro de opciones a nuestro alcance a aquellas que nos ayuden a lograr esa visión, ya que está demostrado que tener demasiadas opciones bloquea nuestra capacidad de elegir, y ante la frustración de no poder elegir, elegimos no hacer nada.

A partir de ahí, el libro pasa a temas más de nuestro día a día, como mantener actualizada una lista de hábitos, planificar las tareas diarias de manera visual, encadenando unas con otras y agregando marcadores de importancia, maneras de organizar aquellas tareas que no requieren acción inmediata, cómo tener listas de ideas en las cuales actuar a futuro, y cómo salir de nuestra zona de confort para poder hacer más.

Finalmente, el libro pasa a temas más complejos, como qué pasa cuando nos vemos en una situación de bloqueo, en el cual nos vemos atados a un presente o a una situación pasada negativa y no podemos salir de ahí, mencionando cómo tenemos el control sobre la manera en la que respondemos a estímulos, por mucho que puedan ser negativos, o cómo mantener una lista de cosas positivas que han pasado durante el día (otros autores lo mencionan como las tres gratitudes)

Personalmente me ha gustado el formato, aunque, tras haberlo intentado, no esté del todo convencido del formato de organización de tareas diarias, para ello me quedo con el método de Cal Newport que recomienda tanto en su blog Deep Habits: The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day como en su libro Deep work, que ya comenté en este blog en 2016.

Como estas, muchas más herramientas y muchos más dibujos en The End of Procrastination: How to stop postponing and live a fulfilled life

Espero que te resulte interesante (y a diferencia de mi, tardes menos de dos meses en terminarlo).

Tareas, Kanban, GTD y otras hierbas

Cada día, una, dos, diez, o centenares de tareas esperan acción por nuestra parte, tanto en nuestra vida personal como en la profesional. Mantenerlas al día o completamente fuera de control nos puede alegrar o estropear el día.

En este artículo veremos algunas maneras de organizar las diferentes tareas que surgen a lo largo de nuestra jornada, así como aquellas que planificamos para corto, medio y largo plazo.

Listas de tareas

En este apartado cubrimos desde la lista de la compra hasta un plan de carrera. Es la variante más versátil, y podemos utilizar papel y bolígrafo en su versión más simple. Si compartimos tareas con más personas puede ser más útil recurrir a una pizarra. Por otro lado, si nuestras tareas nos llegan vía e-mail, podemos emplear nuestro cliente de correo favorito para gestionarlas, siempre que no olvidemos dar alguna respuesta al emisor.

En el terreno de las apps, tenemos Apple tasks y Gmail tasks, para iOS y Android, servicios como Remember The Milk, Wunderlist o Todoist, así como alternativas más “frikis” como Todo.txt, basado en ficheros de texto.

Sin embargo, siempre se nos acumulan demasiadas tareas, y alrededor del 60% de lo que escribimos en esas listas nunca se completa, por no decir aquello que no llegamos ni a empezar.

Como alternativa, podemos emplear una “lista de hechos”, donde escribimos aquello que hemos completado en vez de lo que pensamos hacer. iDoneThis es un servicio muy interesante para este escenario.

Agregando prioridades

Una vez que tenemos nuestra lista, el siguiente paso es decidir qué hacer primero. Una de las maneras en las que podemos priorizar nuestras tareas es mediante la matriz de Eisenhower, que divide las tareas en cuatro cuadrantes:

Urgente e importante: caída del servidor de producción…
Urgente y no importante: pasar la ITV del coche, renovar DNI…
No urgente pero importante: una certificación, un viaje, cambiar de trabajo…
Ni urgente ni importante: terminar el Halo 4…

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Al usar esta matriz, podemos priorizar aquello urgente e importante; dedicar todo el tiempo planificado a aquello que es importante, aunque no urgente; y en la medida de lo posible, delegar o retrasar aquello que, pese a ser urgente, no es importante.

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Fuente de la imagen: http://mathewreuther.com/blog/2013/12/30/looking-ahead-to-2014/the-oatmeal-running-agony-nope/

Por último, lo que no encaja en ninguno de los tres cuadrantes debería ser descartado, siempre que haya trabajo pendiente en los otros cuadrantes.

Otra manera de priorizar es la propuesta por el método GTD®, de acuerdo con los siguientes valores:

Contexto: esperando en el metro o sentado en nuestro escritorio, por ejemplo.
Tiempo disponible: cinco minutos antes de una reunión o toda la mañana por delante, por ejemplo.
Energía disponible: ¿Hemos dormido mal? ¿Venimos de salir a correr? No siempre tenemos la misma energía.
Prioridad: finalmente, vemos qué es más importante para nosotros de acuerdo con nuestra preferencia.

Kanban

El contexto que acabamos de ver nos ayuda, pero ¿qué pasa con tareas que tienen más de un estado, o tareas que están en proceso o bloqueadas?

Para mantener estas tareas bajo control podemos recurrir a sistemas como Kanban, que se basa en agruparlas por estados, consiguiendo con ello visualizar todo el trabajo disponible y minimizar aquello que está en progreso, así como poder revisar aquello que hemos terminado.

La principal razón para limitar el trabajo en progreso la podemos ver en el contexto de una carretera: cuando está al límite de su capacidad es inútil, porque es un colapso de coches, mientras que si está vacía también lo es. En este escenario lo que se usa es un punto medio de capacidad que maximice el número de coches que entran y salen de la carretera. Al 100% de su capacidad es un parking, al 0% de su capacidad es un desierto, pero al 60% de su capacidad el tráfico fluye con normalidad.

Cuando trabajamos con tareas, es más importante el tráfico de las mismas que estar operando al máximo de nuestra capacidad; siendo el tráfico lo rápido que una tarea pasa por todos los pasos.

Además, tener muchas tareas “en progreso” puede provocar que haya algunas que no terminemos nunca y se mantengan en ese estado intermedio, volviendo al primer plano de nuestra mente cuando menos lo imaginamos.

Un tablero de Kanban se divide, en su forma más simple, en tres partes:

TODO
WIP
DONE

La sencillez del sistema hace que podamos agregar estados adicionales con total facilidad.

Como herramientas, podemos recurrir a la clásica pizarra blanca + Post-it, o usar aplicaciones como Excel (son filas y columnas, al fin y al cabo) o podemos usar tableros de Kanban de Github, GitLab, TeamServices y Jira, o aplicaciones específicas como Leankit y Kanbanflow, aunque personalmente me decanto por Trello.

Finalmente, el mayor valor de Kanban es su capacidad para trabajar con volúmenes pequeños de información. Demasiadas notas en el tablero pueden provocar que el bosque no nos deje ver los árboles.

GTD

El método GTD, popularizado por David Allen a principios de la pasada década, es uno de los más complejos e interesantes sistemas de almacenamiento y gestión de información.

Se han escrito innumerables libros y artículos sobre GTD, pero las bases son relativamente simples:

Capturamos la información en un buzón de entrada.
En otro momento clarificamos esta información y decidimos si es accionable o no, asignándola a su lista o archivo correspondiente.
Organizamos las listas en tareas, proyectos y contextos en función de la complejidad y los requisitos.
Reflexionamos sobre las tareas pendientes, re-priorizando o descartando aquellas que hayan cambiado de estado.

Este sistema se aplica de manera bastante eficiente también a elementos físicos, pudiendo utilizar papel y lápiz, notas de papel almacenadas en carpetas, o herramientas de software entre las que figuran Omnifocus, Things o, como he mencionado antes, Trello.

El principal valor de GTD es la esencia de “mente como el agua”, es decir, vaciar nuestra mente en el sistema y tenerlo todo organizado fuera de nuestro cerebro, para podernos dedicar a crear, en vez de a recordar. Un pasaje de su libro comentaba que era habitual para muchos tener listas con cientos de elementos, algo impensable en un modelo Kanban.

Midiendo resultados

Una parte importante de nuestras tareas es hacer retrospectiva, ver si hemos podido completar lo que nos hemos propuesto o saber qué nos lo ha impedido.

Una manera es utilizar programas que nos ayuden a ver a qué dedicamos nuestro tiempo, como son RescueTime y Qbserve, que vigilan nuestro ordenador para darnos informes detallados de uso y ver cuánto tiempo realmente pasamos trabajando y cuanto se nos va contestando e-mails.

Por otra parte, para tener un control más estricto sobre cuánto tiempo tardamos en completar una tarea, podemos utilizar contadores como Toggl, que está disponible para web, escritorio y móviles.

Además, podemos utilizar técnicas como Pomodoro, en el que dedicamos intervalos de 25 minutos de trabajo y 5 de descanso. Es particularmente útil si no estamos demasiado interesados en la tarea en cuestión: “al menos le dedico 25 minutos y me la quito de encima”.

Finalmente, métodos como Bullet journal defienden volver al papel para realizar esta retrospectiva, tomar nota de lo que ha pasado, incluso de aquello no planificado o de aquello que se nos ha quedado pendiente, ya que estudios han demostrado que recordamos mejor aquello que escribimos a mano.

Conclusiones

Las listas nos acompañan, las usemos conscientemente o no. Podemos crearlas, priorizarlas, agregar contexto, ampliarlas o reducirlas, podarlas y curar el contenido de las mismas, tachar elementos, medir el tiempo y el esfuerzo y, finalmente, reflexionar sobre ellas. Hay muchísimos más métodos, reglas y teorías para gestionar listas. Este artículo es solamente un resumen de lo que he ido probando con el tiempo.

Y tú, querido lector, ¿qué sistema usas o has usado?