Propósitos de curso nuevo

Agosto en Madrid es como el triángulo de las bermudas: trabajamos menos porque la mitad de la gente del equipo no está en algún momento del mes y miramos menos los blogs porque, bueno, igual estamos de vacaciones. Sin embargo, puede ser un momento interesante para parar y reflexionar sobre cómo va el año y cómo puede acabar. Para ello tengo algunas ideas que me gustaría compartir contigo.

El curso escolar, que en España transcurre de septiembre a junio, marca los calendarios de padres, profesores y estudiantes de todos los niveles. Si trabajas en algún sector relacionado con la administración pública o si tu organización se beneficia de algún tipo de subvención, estarás ya acostumbrado al valle de agosto tras el que empieza un pico en septiembre.

Por otra parte, si estás involucrado en la búsqueda de talento para tu equipo, habrás visto que septiembre es un mes de mucha rotación respecto a agosto, lo que confirman las estadísticas del SEPE (300.000 contratos más en septiembre que en agosto de 2018, 500.000 en 2019 y 2020)

Si agosto es la antesala del inicio de curso, me pregunto si tendría sentido aplicar las mismas ideas que hacemos cuando cerramos el año en diciembre y hacer propósitos de curso nuevo.

¿Por qué fijar propósitos en agosto?

Simple, tienes menos tiempo para llevarlos a cabo y puedes corregir en cuatro meses. Cuentas aún con un tercio del año por delante y puedes medir de manera más realista lo que vas a poder hacer en ese tiempo. Personalmente suelo pecar de ser finalista (según mis padres) o de procrastinar (según mi mujer), y uno de los desencadenantes es el fijar objetivos a muy largo plazo. Necesito objetivos más cercanos y, con casi total seguridad, tú también los necesitas.

Tim Urban habla en su charla TED de la necesidad de generar un monstruo del pánico que nos fije en la dirección correcta. Establecer objetivos con un horizonte de 120 días (o 16 semanas) te permite generar ese monstruo del pánico, ya que el tiempo para llevar a cabo aquello que te has propuesto es significativamente menor.

¿Qué pasa con los propósitos que has fijado en Enero?

Pues no pasa nada y pasa todo. Me explico: en enero o en diciembre, depende del momento en el que has fijado los objetivos, tienes todo el año por delante y puedes tener objetivos a 12 meses vista.

Una frase que se atribuye a Woody Allen es: “Si quieres hacer reír a dios, cuéntale tus planes”. Los propósitos que fijamos en enero pueden referirse a una vida y a un mundo que en agosto no tienen nada que ver, algo que nos pasó a todos en 2020. No todos los años traerán una pandemia mundial (esperemos), pero cada día trae incertidumbre que te puede mantener o alejar de esos propósitos iniciales.

Establecer propósitos en agosto puede ayudarte de tres maneras:

  • Si hiciste planes en enero, puedes estar siguiendo un plan existente sin ver nuevas oportunidades que han surgido. Por tanto, puedes revisar si tus objetivos siguen siendo relevantes y afinar el resultado que quieres.
  • Si tenías un plan, pero se ha torcido, como nos suele pasar a muchos, puedes volver a él e intentar recuperar la dirección que estableciste en su momento.
  • Finalmente, si no tienes ningún plan o si tu plan original ya no es relevante, puede ser una oportunidad de encauzar los últimos 120 días.

¿Qué tipo de propósitos puedes fijar?

Puedes simplificar los propósitos dividiéndolos en dos categorías fundamentales. Un propósito puede agregar algo nuevo a tu vida o reducir o suprimir algo que tenías o estabas haciendo anteriormente.

Aquello que agregues o reduzcas puede ser o bien un objetivo explícito o un cambio de tendencias, es decir, un hábito. Existen muchos libros para la gestión de hábitos, siendo mi favorito el de James Clear “Atomic Habits”, del que hablamos en este blog en 2019.

Existen muchas maneras de gestionar hábitos, aunque hace unos días descubrí un nuevo sistema a través del canal de YouTube de Thomas Frank. Thomas lo llama “The Martin System” porque está creado por Martin Boehme, un miembro de su equipo. Este sistema se basa en la idea de fijar hábitos en un plazo de dos semanas y re-evaluar cíclicamente. Lo puedes leer con más detalle en su blog. El canal de Thomas en YouTube es una mina de oro en cuanto a consejos de hábitos y productividad así que no lo dudes y échale un vistazo.

A la hora de eliminar cosas de nuestra vida podemos, además de eliminar hábitos que consideremos dañinos, reducir el número de elementos materiales adentrándote en el minimalismo, para lo que te recomiendo el libro Minimalistamente de Adriana Coines, que describe Patri en su canal Mi Estantería Literaria.

¿Hora de cambiar?

Como desarrollador de software, tengo el privilegio de vivir en un momento histórico en el que mi profesión se encuentra con mayor oferta que demanda. Si trabajas en un sector como este, puedes aprovechar los ciclos de cambio que suelen aparecer en esta época del año. El parón de agosto puede ayudarte a reflexionar sobre tu progreso a lo largo del año, tus objetivos o tus aspiraciones, ya sea a nivel de proyecto, de equipo, de área de negocio o de empresa.

Si esa reflexión lleva a plantearte un cambio profesional de cualquier tipo, no olvides que todo cambio lleva un proceso asociado, en el que, en función de lo proactivo que seas y de la libertad de que dispongas, podrás crear o influir en ese proceso, para lo cual no puedo hacer otra cosa que recomendarte mi libro Offboarding o la versión reducida en el artículo original publicado en 2019.

Resumen

Agosto es un momento que permite parar y reflexionar sobre tus objetivos, confirmar que vas en la dirección correcta, recuperar aquellos que fijaste a principio de año o crear nuevos con un horizonte mucho más corto.

Con esa reflexión puedes agregar cosas que te enriquezcan o reducir o, incluso, eliminar aquello que te haga la vida más difícil, ya sean hábitos negativos o pertenencias materiales.

Como parte de este proceso de eliminación puede que sea un buen momento para realizar un cambio profesional, y ese cambio necesitará un proceso, que puedes crear tú antes de que otros lo creen por ti.

Offboarding

El pasado 1 de Julio, tras pasar cuatro años como parte de la familia Amazon Business, cambié de organización para empezar una nueva aventura como miembro del equipo de ingeniería de Kindle.

Cambiar de organización a nivel corporativo es algo suficientemente complejo que “casi” equivale a cambiar de empresa, con lo cual había expectativas que fijar, información que transferir, tareas que cerrar y procesos que documentar.

En este artículo veremos algunos elementos a tener en cuenta cuando cambiamos de equipos desde el punto de vista del técnico individual, algunos estos elementos serán aplicables también a cuando cambiamos de empresa.

Expectativas

Lo primero, una vez aclaramos con nuestro jefe de nuestra intención para cambiar de destino, es necesario fijar plazos para cerrar frentes abiertos y proyectos en curso.

Si estamos cambiando de empresa, lo habitual es que tengamos un plazo mínimo de notificación estipulado en el contrato, mientras que si estamos cambiando de equipo podemos ser más flexibles.

En general, basándome en mi experiencia, entre tres semanas y un mes debería ser tiempo suficiente para cerrar frentes abiertos y hacer transferencia de conocimientos, lo que nos lleva a…

Listar frentes abiertos

El siguiente paso es abrir una hoja de Excel, Google Spreadsheets, o un fichero de texto y comenzar a escribir una tabla con la información siguiente para todo lo que tengamos en la cabeza:

  • Área (o proyecto)
  • Tarea
  • Estado a fecha de hoy
  • Personas involucradas (aparte de nosotros)
  • Fecha tope
  • Estará completo antes de que dejemos el equipo?
  • Quién se puede hacer cargo cuando no estemos?
  • Qué necesitamos para que esté completo?

Aunque tengamos un equipo perfectamente conexionado con todas las tareas en Jira, TFS, GitLab, Github, Trello, etc. siempre habrá tareas que tenemos en la cabeza, ideas y frentes abiertos que no viven en el sistema de gestión de tareas.

Para aquellas tareas que estén asignadas a nosotros en el sistema, podemos repetir el ejercicio documentando el estado actual y el estado esperado cuando ya no estemos.

Es importante dejar a una persona o punto de contacto a cargo de estas tareas, para ello podemos sugerir alguien en nuestro equipo que tenga especial contexto sobre las mismas, de manera que el seguimiento no se interrumpa.

Notificar a personas involucradas

Tras listar los frentes abiertos y detectar las personas involucradas, es importante notificar a otras personas que trabajan con nosotros que no seguiremos en el equipo, especialmente si somos la persona de contacto de una o más iniciativas, y hacer las conexiones necesarias entre otros equipos y los nuevos interlocutores.

De esta manera nos aseguraremos que los proyectos sigan adelante y estableceremos expectativas claras para las personas que están fuera de nuestro equipo aunque colaboren con nosotros.

Documentar progreso

El siguiente paso, una vez aclarado qué vamos a poder poder terminar y qué no, es dedicar tiempo a documentar, especialmente los proyectos que hemos entregado más recientemente y aquellos que se van a mantener en curso cuando no estemos.

Como ejemplo de elementos que podemos documentar, tenemos:

  • Decisiones técnicas tomadas y por qué las hemos tomado.
  • Puesta en marcha en pruebas y producción de nuestros servicios.
  • Detalles sobre scripts y pequeñas automatizaciones que hayamos hecho.

Transferir conocimiento

Además de la documentación, es muy útil tener una o varias sesiones de transferencia de conocimiento con otros miembros del equipo que vayan a heredar nuestras responsabilidades.

Estas sesiones pueden cubrir, entre otros aspectos:

  • Visión general de los diferentes servicios que componen nuestro sistema
  • Ciclo de vida de peticiones (especialmente útil en una arquitectura de microservicios)
  • Tickets cerrados recientemente, especialmente aquellos de alta prioridad, y causas más comunes.

Estas sesiones, además, podemos grabarlas en vídeo de manera que queden como “documentación” para que otros miembros del equipo puedan recurrir a ellas en caso necesario.

Limpiar

Cambiar de equipo suele ser una buena oportunidad para hacer “borrón y cuenta nueva”, así que podemos aprovechar para renovar equipamiento si es posible.

En cualquier caso es una buena oportunidad para hacer copia de seguridad, y borrar repositorios locales de proyectos antiguos, siempre y cuando dejemos copias de nuestras ramas en repositorios remotos.

Re-asignar cuentas, permisos, credenciales, listas de correos…

Dependiendo del grado de automatización que tengamos, nuestro usuario puede ser administrador o dueño de ciertos recursos, por tanto será necesario re-asignar dichos recursos así como rotar claves en caso de que no tengamos un sistema automatizado. En caso contrario se podría perder información cuando nuestra salida se haga efectiva.

Es posible que tengamos acceso a sistemas específicos única y exclusivamente por pertenecer a ciertos equipos, y es importante asegurarnos que este acceso será revocado, ya que puede ser un vector de ataque desde nuestra cuenta del que nos olvidemos en el futuro.

De manera adicional, es importante dejar listas de distribución o canales de slack que dejen de ser relevantes para nosotros, ya que solamente agregaremos ruido y podemos dar la falsa impresión de que seguimos en el equipo.

Seamos accesibles

Incluso tras meses de trasferencia de conocimientos habrá cosas que no seamos capaz de transmitir, o problemas que surjan cuando no estemos, y para ello es importante mantenernos accesibles.

Si seguimos dentro de la empresa, habrá ocasiones en que alguien de nuestro antiguo equipo contactará con nosotros con dudas o preguntas, especialmente en las primeras semanas o meses, y es una oportunidad para seguir ayudando y apoyando al equipo.

Conclusiones

Los cambios siempre traen incertidumbre, cuando nosotros propiciamos un cambio generamos incertidumbre en la gente a nuestro alrededor pero también en nosotros mismos.

Construir un plan de transición nos ayudará a reducir y limitar esta incertidumbre tanto para nosotros como para nuestros compañeros.

Dejando claras las expectativas, los frentes abiertos, habiendo transferido el conocimiento, documentando proyectos, dejando los recursos con sus nuevos dueños y manteniéndonos accesibles, podremos enfrentar los nuevos retos que nos esperan tras cerrar una etapa profesional, hagámoslo bien.